Outsourcing, Offshoring, and IT as a Subsidiary

คาบ 4 : 30 พ.ย. 53

วันนี้อาจารย์มฑุปายาสมาเป็นผู้สอน เนื้อหาในวันนี้อาจารย์พูดถึงอยู่ 2 ส่วนหลักๆ คือ
1.Outsourcing
2.Acquisition Process of IT Application

ส่วนที่ 1 Outsourcing 

1.เหตุผลที่ทำ outsourcing เนื่องจาก

• ต้องการให้ความสำคัญกับงานหลักขององค์กร
• ต้องการลดต้นทุน
• เพื่อให้มีคุณภาพสูงขึ้น
• ต้องการนำระบบมาใช้อย่างรวดเร็ว
• ต้องการพัฒนาเทคโนโลยีใหม่อย่างรวดเร็ว

2.ประเภทของข้อตกลง (Agreement) 

• Transactional outsourcing agreements - outsource การทำงานที่มีลักษณะชัดเจนแล้วให้ผู้อื่นทำ
•  Co-outsourcing alliances - ร่วมกันพัฒนากับคู่ค้า แต่มีข้อควรระวังคือ อาจโดนขโมยข้อมูลที่เป็นความลับได้
• Strategic partnership - outsource ให้ผู้เดียวเป็นคนรับผิดชอบงานทั้งหมดด้านนี้ขององค์กร 

3.ประโยชน์ของการทำ outsource
แบ่งเป็น  6 ด้าน คือ

• Financial เช่น ทำให้มีเงินไปใช้ในการลงทุนด้านอื่น มี cash flow
• Technical เช่น ทำให้ได้เทคโนโลยีมาใช้อย่างรวดเร็ว
• Management เช่น ทำให้สามารถให้ความสำคัญกับการพัฒนาความสามารถหลักขององค์กร
• Human Resource เช่น ลดความถี่ในการสรรหาพนักงานด้าน IT เนื่องจากพนักงานด้านนี้มี Turnover rate สูง
• Quality เช่น ทำให้ได้ Software ที่ดีมาใช้
• Flexibility เช่น ทำให้สามารถตอบสนองต่อความต้องการทางธุรกิจได้ดีมากขึ้น เนื่องจากไม่ต้องไปให้ความสำคัญกับงานด้านนี้มากนัก

4.ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการทำ outsource

• Shirking คือ ผู้ที่ทำให้จ่ายเงินเต็มจำนวน แต่ไม่ทำตามสัญญาที่ระบุไว้
• Poaching คือ ผู้ที่ทำให้พัฒนาเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร และนำเทคโนโลยีนี้ไปขายให้กับผู้อื่นด้วย
• Opportunistic repricing คือ ทำสัญญาระยะยาวและผู้ที่รับจ้างทำงานไม่ทัน แต่คิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

5.วิธีจัดการกับความเสี่ยง

• รู้ความต้องการของตนเอง และระบุให้ชัดเจนใน Agreement
• แบ่งส่วนของงานที่ให้ทำ ทำทีละ phase
• ให้แรงจูงใจ โดย based on activity
• ทำสัญญาระยะสั้น เพื่อกระตุ้นให้มีความกระตือรือล้นในการทำงานเสมอ
• ดูแลและควบคุมผู้ที่ถูก outsource ให้ทำงานของเราอีกที
• เลือก outsource งานบางอย่างเท่านั้น ในส่วนที่ไม่ใช่ core หลัก หรือมีผลต่อความปลอดภัยขององค์กร

6.ต้นทุนที่เกิดขึ้น

• ต้นทุนในการวิเคราะห์และประเมินทางเลือกว่าจะ outsource ให้กับใคร
• ต้นทุนในการติดต่อสื่อสารกับคนที่เราจะจ้าง
• ต้นทุนในขั้นตอนการ transfer ความรู้ต่างๆ
• ต้นทุนในการส่งพนักงานของเราไปร่วมทำงานกับผู้ที่ทำให้
• ต้นทุนในการโอนถ่ายงานกลับมาใช้ภายในองค์กร

          นอกจาก outsource แล้วยังมีวิธีการ Offshore outsourcing ที่สามารถนำมาใช้ได้ โดย offshore outsourcing คือ การ outsource ไปยังที่อื่น นอกเหนือจากที่ client อยู่ เช่น บริษัทอยู่ในประเทศไทย แต่ outsource ให้บริษัทในประเทศอินเดียทำงาน ซึ่งจะต้องระมัดระวังเรื่องความแตกต่างทางวัฒนธรรม

1.ปัจจัยในการพิจารณาเลือกทำ offshore outsourcing 

• ความเชี่ยวชาญในธุรกิจ กฎหมายของประเทศนั้นๆ
• ความพร้อมของโครงสร้างพื้นฐานภายในประเทศ
• ความเสี่ยงที่ธุรกิจจะไ้ด้รับผลกระทบจากเศรษฐกิจ กฎหมาย วัฒนธรรมต่างๆ ของประเทศนั้น

2.ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

• คาดหวังว่าจะสามารถลดต้นทุนได้ แต่ในความเป็นจริงอาจทำไม่ได้
• ความปลอดภัยของข้อมูล
• อาจทำให้องค์กรไม่สนใจที่จะพัฒนางานส่วนนั้นที่ให้ผู้อื่นทำ
• ความรู้ของธุรกิจอาจหายไป
• ความต้องการในระบบเพิ่มขึ้นตลอดเวลา (Scope creep)
• ความแตกต่างทางวัฒนธรรม
• ผู้ที่ดูแลงานของเราลาออก ทำให้งานหยุดชะงัก

3.ประเภทของงานที่ไม่ควรทำ offshore outsourcing

• งานที่ยังไม่มีลักษณะการทำงานที่ชัดเจน
• งานที่ทำให้เราเสียความสามารถในการควบคุมการทำงานหลักขององค์กร
• งานที่มีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูลและทรัพย์สินทางปัญญา
• งานที่ต้องการผู้เชี่ยวชาญหลายด้านมาทำงานร่วมกัน offshore outsourcing อาจทำให้มีต้นทุนที่สูงกว่าการจ้างมาทำภายในองค์กร (in-house)

ส่วนที่ 2 Acquisition Process of IT Application 

1.ประเด็นที่ต้องคำนึงถึง

• ขนาดและลักษณะของระบบที่ต้องการ
• ต้องเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลาตามปัจจัยภายนอก
• Application 1 ตัวจะมีผู้เข้ามามีส่วนร่วมจำนวนมาก
• วิธีการได้มาซึ่ง IT Application มีหลายวิธี
• มี Approach ในการได้มาซึ่งเทคโนโลยีที่ต่างกัน

2.ขั้นตอนการได้มาของระบบ IT Application
1)Planning, identifying and justifying IT-based systems

• Identifying สามารถมาจากทั้งผู้ใช้ระบบและคำแนะนำของผู้เชี่ยวชาญต่างๆ 
• Justifying ต้องนำมาประมวลผลว่าจะพัฒนาระบบไหน เนื่องจากมีทรัพยากรทั้งคน เงิน และเวลาที่จำกัด ทำให้ไม่สามารถพัฒนาได้ตามความต้องการของทุกฝ่ายได้
• Planning ต้องมีความเข้าใจลักษณะของธุรกิจ สามารถระบุถึงความต้องการ ขอบเขตของงาน การทำ feasibility study กำหนดเป้าหมายของการพัฒนาแต่ละขั้นตอน รวมไปถึงประเมินความล้มเหลวที่อาจเกิดขึ้น

2)Creating an IT architecture
          วางโครงสร้างด้าน IT โดยมองที่ Information infrastructure, data architecture, network architecture ซึ่งการวางแผนที่ีดีจะช่วยใ้ห้สามารถเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆ ได้ง่ายและทำงานได้ดี

3)Selecting an acquisition option
แบ่งออกเป็น 6 ลักษณะใหญ่ๆ ดังนี้
          1.ฺีBuild in-house เป็นการพัฒนาระบบเองภายในองค์กร ซึ่งมีวิธีในการพัฒนา 3 แบบคือ Build from scratch (พัฒนาจากศูนย์), Build from components (พัฒนาจาก component ที่ซื้อมา) และ Integrating apllications (นำ in-house มาช่วยให้ทำงานได้ทั้งระบบ)
          2.Vendor build custom-made system 
          3.Buy existing application & install with/without modifications เป็นการซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้ภายในองค์กร โดยอาจจะมีการปรับแต่งให้เหมาะสมกับการทำงานภายใน
          4.Lease เช่ามาใช้ เนื่องจากต้องการทดลองระบบ แล้วจึงตัดสินใจ ซึ่งจะดีกว่าการซื้อ เนื่องจากถ้าใช้แล้วไม่ดีก็สามารถเลิกใช้ได้ง่าย ไม่มีต้นทุนที่เสียไปแล้ว และยังมีการบริการจากผู้ให้เช่าเพิ่มเติมด้วย
          5.Enter partnership or alliance ร่วมกันทำระหว่างคู่ค้า ซึ่งมีข้อเสียคือ ต้องได้รับความร่วมมือจากทั้งสองฝ่าย และอาจมีปัญหาเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล
          6.Use Combination ใช้หลายวิธีร่วมกัน

4)Testing, installing, integrating & deploying IT applications
          นำระบบมาทดลองใช้ ทดลองนำมาใช้ร่วมกับระบบที่มีอยู่เดิม

5)Operations, maintenance & updating
          ดูว่าสามารถนำมาใช้ไ่ด้ง่าย? มี performance ดี? และขาด feature อะไรที่ยังต้องการหรือไม่ รวมทั้ง updating ระบบอยู่เรื่อยๆ

เพิ่มเติม 

Business Process Redesign
          การปรับกระบวนการทำงานเืพื่อลดกระบวนการทำงานให้ลดลง ทำงานได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น พัฒนากระบวนการดูแลลูกค้า รวมถึงเปลี่ยนไปเป็น e-business ซึ่งมีวิธีในการปรับเปลี่ยน 2 วิธีคือ
          1.BPR เป็นการเปลี่ี่ยนกระบวนการทำงานหนึ่งกระบวนการ
          2.BPM เป็นการรวมกระบวนการทำงานทั้งระบบและจัดการให้มีความเหมาะสมมากขึ้น ซึ่งจะทำให้มีการปรับปรุงกระบวนการทำงานตลอดเวลา

Managerial Issues
          ในการปรับปรุงการทำงานต่างๆ นั้น อาจมีประเด็นที่อาจก่อให้เกิดปัญหาในการทำงานที่ควรคำนึงถึง โดยแบ่งออกเ็ป็น 5 ด้านคือ
           1.Global & cultural ต้องเข้าใจความแตกต่างของแต่ละวัฒนธรรม ว่าต้องระมัดระวังเรื่องใด
          2.Ethical & legal issues ด้านจริยธรรม เช่น การนำระบบมาใช้อาจทำงานพนักงานบางคนไม่มีงานทำ จะทำอย่างไร
          3.User involvement ผู้ใช้ต้องเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้องในการพัฒนา เพื่อให้สามารถตอบสนองความต้องการได้ถูกต้อง
          4.Change management การนำระบบเข้าไปใช้อาจทำให้การทำงานมีการเปลี่ยนแปลง ต้องมีการวางแผนรองรับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ
          5.Risk Management ต้องคำนึงถึงความเสี่ยงต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น ซึ่งจะทำให้การพัฒนาระบบไม่สำเร็จ ต้องหาทางป้องกัน โดยเข้าใจความต้องการและระบุขอบเขตของงานที่ขัดเจนเพื่อให้สามารถวางแผนต่างๆ ได้