Case 3 : Dollar General Uses Integrated Software

1) Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company. Be specific.
          จากการที่ Dollar General เติบโตอย่างรวดเร็ว ทำให้ระบบ IT ที่มีอยู่เดิมไม่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ทำงานได้ ทำให้เกิดปัญหาหลักๆ ขึ้น 2 ประการคือ
          1.ระบบเดิมไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามอัตราภาษีที่เปลี่ยนไป เนื่องจาก Dollar General ได้ขยายสาขาออกไปตามรัฐๆ อื่น ซึ่งแต่ละรัฐก็มีอัตราภาษีที่แตกต่างกันไป โดยระบบที่มีอยู่เดิมนั้นไม่สามารถที่จะปรับเปลี่ยนให้สอดคล้องกับอัตราภาษีของรัฐนั้นๆ ได้
         
          2.ระบบเดิมไม่สามารถเชื่อมโยงการทำงานภายในระบบได้โดยอัตโนมัติ จากการเติบโตอย่างต่อเนื่องของ Dollar General  ทำให้ Dollar General มีจำนวน purchasing order ที่เพิ่มมากขึ้น ซึ่งในระบบเดิมนั้นการตรวจสอบเอกสารต่างๆ ตั้งแต่ purchasing orders, invoices และ receiving พนักงานจะต้องเป็นผู้กระทำเอง ระบบไม่สามารถตรวจสอบให้ได้โดยอัตโนมัติ ทำให้เมื่อ Dollar General มี purchasing order ที่เพิ่มมากขึ้น พนักงานจึงไม่สามารถตรวจสอบเอกสารเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็วเช่นเดิม และมีโอกาสในการเกิดความผิดพลาดเพิ่มมากขึ้นด้วย 

2)The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?
          การที่บริษัทตัดสินใจใช้ระบบใหม่เนื่องจากระบบใหม่สามารถช่วยอำนวจความสะดวกในการทำงานมากขึ้น โดยจุดเด่นของระบบใหม่นี้คือ
          1.ระบบสามารถรวมข้อมูลจากระบบต่างๆ เข้าด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลทางด้านการเงิน, การตลาด, การขาย รวมไปถึงข้อมูลด้านทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งจะช่วยให้การทำงานระหว่างฝ่ายต่างๆ มีความสะดวกรวดเร็ว และถูกต้องมากยิ่งขึ้น
         
          2.ระบบสามารถให้พนักงานเข้าไปปรับปลี่ยนข้อมูลได้ด้วยตนเอง ซึ่งจะช่วยให้การทำงานมีความรวดเร็วมากขึ้น พนักงานสามารถเข้าไปแก้ไขข้อมูลส่วนที่ตนเองต้องการได้ เช่น ข้อมูลด้านทรัพยากรมนุษย์ที่พนักงานสามารถเข้าไปวางแผนการทำงานของตนเองได้ รวมถึงประโยชน์ด้านเงินเดือนด้วย

3)Lawson Software Smart Notification Software (lawson.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.
           Smart Notification Software เป็นโปรแกรมที่ช่วยคัดกรองข้อมูลที่เหมาะสม ถูกต้อง และถูกเวลาให้กับผู้ใช้แต่ละคน ซึ่งโปรแกรมนี้จะเป็นประโยชน์ต่อการทำงานของ Dollar General  เนื่องจากจะช่วยทำให้พนักงานแต่ละคนสามารถเลือกข้อมูลมาใช้ทำงานได้อย่างถูกต้อง รวมข้อมูลที่ต้องใช้จากระบบต่างๆ (การเงิน, การตลาด เป็นต้น) มาอย่างครบถ้วน ทำให้ในการทำงานอย่างหนึ่งจะมีข้อมูลครบถ้วนทุกด้านมาใช้ ส่งผลต่อความถูกต้องแม่นยำของผลงาน และความรวดเร็วในการทำงานอีกด้วย

4)Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?
          Services Automation เป็นโปรแกรมช่วยจัดการทรัพยากร เวลา ค่าใช้จ่ายต่างๆ รวมไปถึงด้านการเงินขององค์กร ซึ่งช่วยให้การทำงานภายในองค์กรมีความราบรื่นมากขึ้น โดยส่วนประกอบหลักของ Services Automation มี 3 ส่วนคือ Opportunity management, Project Management และ Resource management ที่จะช่วยในการจัดการงานหลักขององค์กร ประมาณการกำลังการผลิต รวมไปถึงการวิเคราะห์กลยุทธ์การลงทุนและโอกาสต่างๆ โดยสรุปแล้ว Services Automation จะช่วยในการให้ข้อมูลสำหรับการตัดสินใจในการทำงานต่างๆ ช่วยให้การทำงานประสบความสำเร็จมากยิ่งขึ้น ซึ่ง Dollar General ก็ควรที่จะนำโปรแกรมนี้มาใช้ เนื่องจากจะช่วยให้ข้อมูลประกอบการตัดสินใจที่สำคัญ ทำให้สามารถวางกลยุทธ์ในการตอบโต้คู่แข่งได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว

Transaction Processing System

คาบ3: 22 พ.ย. 53

           วันนี้อาจารย์พูดถึง Transaction Processing System (TPS) ซึ่งเป็นระบบที่มีความสำคัญมากที่สุดขององค์กร เนื่องจากเป็นระบบที่จะเก็บข้อมูลการทำงานทุกอย่างไว้ แล้วจึงสรุปให้ระบบอื่นนำไปประมวลผลอีกที ทำให้หากข้อมูลในระบบนี้มีความผิดพลาดก็จะส่งผลให้การนำข้อมูลไปใช้วิเคราะห์ต่างๆ จะมีความผิดพลาดทั้งหมด (Garbage In - Garbage Out) ซึ่งระบบนี้ส่วนมากจะใช้กับการทำงานที่ซ้ำกันทุกๆ วัน

คุณสมบัติของระบบ

• ต้องมีความน่าเชื่อถือ คือ วิธีการป้อนข้อมูลเข้าไปจะต้องเป็นวิธีเดียวกัน
• ใช้รองรับกระบวนการประมวลผลภายใน เพราะเป็นข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในองค์กร
• ต้องมีความสามารถในการเก็บฐานข้อมูลจำนวนมาก 
• ไม่ต้องการความซับซ้อนในการคิดคำนวณ คือ คิดคำนวณเพียงการสรุปข้อมูลที่มี
• การประมวลผลต้องมีความน่าเชื่อถือสูง

วงจรของการประมวลผล
          1.Data Entry คือ การบันทึกข้อมูลเข้าไป

          2.Transaction Processing คือ การประมวลผล ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ
                Real Time คือการประมวลผลทีันที เช่น Online
               Batch คือ การประมวลผลเป็นรอบๆ เช่น รวบรวมไว้ประมวลผลครั้งเดียวตอนสิ้นวัน
          *จะเลือกการประมวลผลประเภทไหนนั้นขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจ ถ้าข้อมูลจำเป็นที่จะต้องทราบทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง ก็ให้เลือกใช้แบบ Real time เช่น ร้านสะดวกซื้อต่างๆ แต่ถ้าหากสามารถรอการประมวลผลได้ ก็ให้เลือกใช้แบบ Batch เช่น การเคลีย์เช็คของธนาคาร ที่ต้องใช้เวลาสองวันเืพื่อรอให้เงินเข้าบัญชี

           3.Database Updating คือ การทำให้ข้อมูลเป็นปัจจุบัน โดยมีสิ่งที่ต้องคำนึงถึงอยู่ 2 อย่าง คือ ความถูกต้องของข้อมูล และความเป็นปัจจุบันของข้อมูล

          4.Document and Report Generation คือ การออกรายงานให้ถูกต้อง ซึ่งรายงานนี้เป็นเพียงการแสดงข้อมูลทั้งหมด ไม่ได้มีการประมวลผลที่ซับซ้อนเพิ่มขึ้น
        
           5.Inquiry Processing คือ การสอบถามข้อมูลจากระบบ การค้นหาข้อมูลตามที่ผู้ใช้ต้องการ ซึ่งข้อมูลที่ระบบจะนำเสนอนี้จะเป็นในรูปแบบของเอกสารสิ่งพิมพื หรือแสดงผลบนหน้าจอ และยังอาจจะต้องใช้เทคโนโลยีในการเชื่อมต่อ เช่น Intranet, Extranet เป็นต้น

วัตถุประสงค์ของระบบ

• เพื่อให้สามารถตอบคำถามประจำวันได้
• เพื่อผลิดและเตรียมสารสนเทศสำหรับระบบอื่นๆ

ตัวอย่างระบบ TPS
สามารถแบ่งออกเป็น 3 กลุ่มคือ
          1.สารสนเทศทางการบัญชี เช่น Order Entry System, Acoount Receivable/Account Payable เป็นต้น
               
          2.สารสนเทศทางการตลาด เช่น การจัดการฐานข้อมูลลูกค้า, ระบบสารสนเทศงานขาย เป็นต้น

          3.สารสนเทศงานด้านทรัพยากรมนุษย์ เช่น การประมวลผลเงินเดือน, คลังข้อมูลทักษะพนักงาน เป็นต้น
             
         หลังจากพักเบรก อาจารย์ก็พูดคุยกันถึงเรื่อง Case : Intelligent Transportation Systems ที่สามารถแบ่งออกเป็น 6 ระบบดังนี้

1.ระบบการจัดการจราจร
          ควบคุมการจราจรและสัญญาณไฟจราจร การจัดการอุบัติเหตุ โดยการใช้เซ็นเซอร์และเทคโนดลยีทางการสื่อสารเพื่อตรวจสอบอุบัติเหตุ รวมถึงตรวจนับจำนวนยานพาหนะเพื่อคำนวณรอบสัญญาณไฟให้มีความสอดคล้องกัน

2.ระบบการให้ข้อมูลข่าวสารการเดินทาง
          เป็นระบบทั่ให้ข้อมูลข่าวสารก่อนการเดินทาง แนะนำเสน้ทาง สภาพถนน สภาการจราจร และสภาพแวดล้อม โดยใช้เทคโนโลยีด้านวิทยุสื่อสารในการประมวลผลเพื่อให้ได้อัตราเร็ว จำนวน และประเภทรถ

3.ระบบความปลอดภัยในยานพาหนะและการจัดการเหตุฉุกเฉิน
          ช่วยเพิ่มความปลอดภัยในการขับขี่ มีการควบคุมความเร็วอัตโนมัติ ระบบPre-crash safety เพื่อเตือนและหลีกเลี่ยงการชน

4.ระบบการบริหารจัดการรถสินค้า
          ช่วยเพิ่มผลิตผลและความปลอดภัยในอุตสาหกรรมและการขนส่งสินค้า ใช้เทคโนโลยีในการตรวจปล่อยรถแบบอิเล็กทรอนิกส์ จัดการและติดตามรถบรรทุก และตรวจสอบความปลอดภัย

5.ระบบการจัดการรถขนส่งสาธารณะ
          บอกตำแหน่งของยานพาหนะอัตโนมัติ เพื่อให้สามารถทราบเวลารอรถโดยสารสาธารณะ

6.ระบบชำระค่าโดยสาร ค่าผ่านทางอัตโนมัติ
          จ่ายเงินค่าโดยสารรถโดยสารสาธารณะและเก็บค่าผ่านทางแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยใช้เทคโนโลยี RFID
          ตอนท้ายคาบ เพื่อนได้ออกมานำเสนอ IT Hype 4 เรื่อง ดังนี้

RFID
           RFID ย่อมาจาก Radio Frequency Identification คือ ระบบชี้เฉพาะอัตโนมัติแบบไร้สาย ซึ่งทำงานผ่านคลื่นวิทยุ แต่เดิมผลิตเพื่อใช้ในการทำสงครามของรัสเซีย ต่อมาก็มีการพัฒนาใช้ในการค้า เช่น ระบบการขโมยของในห้างสรรพสินค้า และเป็นที่รู้จักมากขึ้นเมื่อ P&G นำมาใช้ในการติดตามการส่งสินค้า

           ลักษณะสำคัญของ RFID คือ สามารถอ่านค่าได้จากระยะไกล ซึ่งอุปกรณ์ RFID แบ่งออกเป็น 2 ส่วนคือ Tag หรือ Transponder (ตัวส่งสัญญาณ) และ Reader หรือ Interrogator (ตัวอ่านค่าสัญญาณ) โดย Tag จะเป็นตัวส่งสัญญาณเข้าที่ Reader และ REader ก็จะอ่านข้อมูล สื่อสารแบบไร้สาย และส่งข้อมูลเข้าสู่คอมพิวเตอร์

ข้อดี คือ สามารถใส่ข้อมูลได้จำนวนมาก
ข้อเสีย คือ มีปัญหาในเรื่องความเป็นส่วนตัว (Privacy)

การนำไปใช้งานธุรกิจ
แบ่งเป็น 3 ด้านคือ

• Supply Chain โดยใช้ส่งข้อมูลซึ่งกันและกันถึง Suppplier 
• Logistic โดยใช้ติดตามสินค้า เพื่อให้ทราบว่าสินค้าจัดส่งไปถึงไหนแล้ว
• Customer Relationship โดยใช้เก็บข้อมูลของลูกค้า เพื่อให้สามารถเสนอสินค้าที่ลูกค้าใช้เป็นประจำไ้ด้

แนวโน้มในอนาคต

• พัฒนาให้สามรถสื่ิอสารได้ 2 ทาง ระหว่าง  Tag และ Reader 
• พัฒนาให้ดึงข้อมูลเฉพาะส่วนได้
• พัฒนาเพิ่มระบบความปลอดภัยของข้อมูล

Speech Recognition
          เป็นโปรแกรมที่ใช้แปลงเสียงพูดให้เป็นข้อความตัวอักษร โดยสามารถเข้าใจคำพูดได้ถูกต้องเกือบ 100% (น้ำเสียง ลักษณะการพูดไม่ส่งผลต่อการแปลความ)

ข้อดี

• สามารถใช้ได้ในสภาการณ์ทั้งปกติและผิดปกติ เช่น สำหรับคนปกติที่มือไม่ว่างไม่สามารถพิมพ์ข้อความได้ 
• ช่วยประหยัดเวลามากขึ้น 
• อำนวยความสะดวกมากขึ้น

ข้อเสีย

• ต้องออกเสียงอักขระให้ชัดเจนและถูกต้อง
• ขณะใช้ต้องไม่มีเสียงรบกวน
• โปรแกรมอาจเกิด Error ได้ เช่น ถอดคำผิดได้คำที่มีเสียงใกล้เคียงกัน

การนำไปใช้

• Health Care เช่น ฝ่าย Admin หรือ หมอที่งานยุ่ง
• การทหาร เช่น ระบบสั่งการนักบินอัตโนมัติ
• อื่นๆ เช่น การใช้งานรถยนต์ มือถือ, การพิมพ์รายงานในศาล และ การสั่งงานเครื่งอใช้ไฟฟ้าภายในบ้าน เป็นต้น

Vitualization
           การทำให้เครื่อง Server สามารถใช้งานระบบปฏิบัติการหลายระบบได้ในเครื่องเดียวกัน โดยการสร้างชั้น (Layer) ขึ้นมา

ข้อดี

• ลดปริมาณการใช้เครื่อง Server
• ประหยัดค่าใช้จ่าย
• ทำให้สมารถใช้ระบบปฏิบัติการได้หลากหลาย
• มีความปลอดภัยในการดูแลข้อมูลขององค์กร
• สามารถจำลองสถานการณ์เพื่อทดสอบ Application ในหลายสภาพแวดล้อมการทำงานได้
• แก้ไขปัญหาความร้อน

ข้อเสีย

• ต้องเสียทรัพยากรบางส่วนในการสร้าง Layer
• มีผู้ใช้จำนวนน้อย ทำให้มีปัญหาในการเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ
• เป็นเทคโนโลยีใหม่ ทำให้เวลามีปัญหาจะต้องพึ่งพิงผู้ซ๋อมแซมจากต่างประเทศ
• ราคาแพง

การนำไปใช้ในธุรกิจ

• Server Consolidation คือ การรวม server ให้มาอยู่ด้วยกันเพื่อใช้งาน Software ร่วมกัน มีข้อเสียคือ ถ้าตัวนี้ไม่สามารถทำงงานได้ ก็จะส่งปลกระทบทั้งหมด
• Disaster Recovery คือ การใช้กู้คืนข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว 

แนวโน้มในอนาคต
          พัฒนาโดยเน้นความสามารถด้านการใช้งานที่ง่าย มีประสิทธิภาพมากขึ้น ประหยัดค่าใช้จ่าย รวมถึงให้มีความยืดหยุ่นมากขึ้น

How IT can help forensic accounting?
          Forensic accountign คือ การตรวจสอบการทุจริตในองค์กร

          โดยปกติแล้วรูปแบบการทุจริตที่มักจะเกิดขึ้น เช่น การปลอมแปลงโดยใช้คอมพิวเตอร์, การทำให้โปรรแกมคอมพิวเตอร์เสียหาย, การทำลายระบบคอมพิืวเตอร์ รวมไปถึงการลักลอบเข้าไปในเครือข่ายโดยปราศจากอำนาจ ซึ่งการทุจริตเหล่านี้สามารถทำผ่านเทคนิคต่างๆ เช่น Phising, IP Spoofing, Packet Sniffing เป็นต้น

         ซึ่งการทำ Forensic นั้น สามารถทำได้โดย รวบรวมหลักฐานต่างๆ เช่น จาก save file, temporary file, meta data เป็นต้น และควรเก็บข้อมูลไว้ในที่ที่ปลอดภัย เมื่อต้องการเอาไปวิเคราะห์ก็ควรใช้ file ที่เป็นตัว Copy ไม่ควรทำบน file ตัวจริง

         ตัวอย่าง Software ที่นิยมใช้ในการทำ Forensic เช่น EnCase, Access Data Ultimate Toolkit, VOGON เป็นต้น

Case 2 : Buliding an E-Business at Fedex Corporation

1) Identify the networks cited in this case
           Fedex ได้มีการนำระบบ E-Shipping และ E-Commerce เข้ามาใช้ โดยทั้งสองระบบนี้ทำงานอยู่บนโครงสร้างที่ Fedex เรียกว่า Fedex Direct Link ซึ่งโครงสร้างนี้อาศัยเครือข่าย 4 ชนิดในการทำงานคือ 

          1.VPN หรือ Virtual Private Network คือ ระบบเครือข่ายภายในองค์กรที่ใช้เชื่อมต่อกันภายนอกอาคาร(WAN) โดยผ่านเครือข่าย Internet ซึ่งทำให้สามารถเข้าระบบจากภายนอกเครือข่ายได้โดยผ่านการ Log in ซึ่ง VPN จะช่วยกำหนดหมายเลข IP ให้กับคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นให้เสมือนว่าอยู่ภายในเครือข่ายเดียวกัน ทำให้สามารถอยู่บนเครือข่ายเดียวกันได้จากทุกมุมโลก ซึ่งเป็นประโยชน์สำหรับการติดตื่อสื่อสารระหว่างสาขาต่างๆ จากแต่ละประเทศทั่วโลก ทำให้ Fedex จากทุกมุมโลกสามารถเข้าถึงข้อมูลชุดเดียวกันได้

          2.Internet คือ เครือข่ายขนาดใหญ่ระดับโลกที่ช่วยให้เครือข่ายเล็กๆ ต่างๆ นั้นสามารถเชื่อมต่อถึงกันได้ ทำให้คอมพิวเตอร์ทุกเครื่องเมื่อเข้ามาภายในเครือข่ายนี้แล้วจะสามารถติดต่อสื่อสารกับคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นๆ บนเครือข่ายได้ทั้งหมด ซึ่งสำหรับ Fedex แล้วก็ช่วยทำให้ลูกค้าสามารถเข้ามาดูข้อมูลการขนส่งผ่านทางหน้า Webpage ที่ Fedex สร้างขึ้นได้

          3.Leased-line คือ การบริการเช่าวงจรสื่อสารความเร็วสูง(บริการรับส่งข้อมูล ภาพ วิดิโอในระบบดิจิตอล) ด้วยการเชื่อมสัญญาณในลักษณะจุดต่อจุด โดยที่ไม่มีการจำกัดเวลา และปริมาณการใช้ ซึ่งจะช่วยทำให้การรับข้อมูลช่าวสารต่างๆ รวดเร็วมากยิ่งขึ้น ทำให้ Fedex มีช่องสัญญาณของตนเองที่ใช้ในการรับส่งข้อมูล ทำให้การส่งข้อมูลรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

          4. VAN หรือ Value Added Networks คือ เครือข่ายส่วนบุคคลซึ่งให้บริการมากกว่าการติดต่อสื่อสารปกติ เช่น การโอนถ่ายข้อมูลต่างๆ (EDI: Electronic Data Interchange), บริการร E-mail ที่ปลอดภัยกว่า รวมไปถึง การบริการการเข้ารหัส (Encryption:การเปลี่ยนข้อความ Plain text เป็น Cipher text) ตามแต่ลูกค้าจะต้องการ


2.How does IT improve the performance of Fedex?

• ช่วยให้การสื่อสารและการร่วมมือต่างๆ ระหว่างส่วนต่างๆ ทั้งกระบวนการขาย (Fedex กับ ลูกค้า) และภายใน Supply Chain ดีขึ้น
• ช่วยให้กระบวนการทำงานของ Fedex มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น ส่งผลให้มีต้นทุนระหว่างการดำเนินงานลดลง และมีความรวดเร็วในการทำงานเพิ่มมากขึ้น
• ทำให้จากเดิมที่ Fedex เป็นเพียงผู้ขนส่งสินค้า (Shipper) เปลี่ยนมาเป็นผู้ให้บริการด้าน Logistic ซึ่งจะช่วยทำให้การบริการของ Fedex ครอบคลุมและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• ทำให้ Fedex มีความสามารถในการแข่งขันเพิ่มมากขึ้น ส่งผลให้มีรายได้และกำไรเพิ่มมากขึ้น
• เปลี่ยนจาก Econoy Shipping เป็น E-business Logistic ซึ่งทำให้การบริการของ Fedex ครอบคลุมมากขึ้น กลายเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรธุรกิจต่างๆ 

3. In what ways are personalization and customization provided?
          Fedex มีระบบ Hardware และ Software ที่หลากหลาย เหมาะสำหรับลูกค้าแต่ละประเภท โดย Hardware และ Software นี้จะดำเนินการผ่านระบบ E-Commerce ของ Fedex ที่จะช่วยให้ลูกค้าสามารถเลือก Function ต่างๆ ได้ ตั้งแต่กระบวนการสั่งสินค้า ไปจนถึงการนำระบบของ Fedex ไปประยุกต์เข้ากับระบบการทำงานภายในบริษัท ซึ่งการ Customize นี้นับว่าเป็นจุดแข็งของ Fedex ที่ทำให้ประสบความสำเร็จทุกวันนี้


4.What are the benefits to the customers?
          การนำ IT เข้ามาช่วยในการจัดการการดำเนินงานต่างๆ ของ Fedex นั้นช่วยอำนวยความสะดวกให้กับลูกค้ามากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการติดตามการขนส่งสินค้า การเลือกการส่งของให้เหมาะสมกับองค์กรของตน รวมไปถึงการจัดการด้าน Logistic ที่จะสามารถ Outsource ให้กับ Fedex ที่มีความเชี่ยวชาญเป็นผู้ดำเนินการได้ ทำให้ลูกค้าสามารถ Focus กับธุรกิจหลักของตนเอง ซึ่งส่งผลให้การดำเนินงานของลูกค้ามีประิสิทธิภาพ มีรายได้ และผลกำไรมากยิ่งขึ้น

ระบบสารสนเทศแบบต่างๆ ในองค์กร

คาบ2: 16 พ.ย. 2553

          วันนี้อาจารย์เริ่มคาบเรียนด้วยการยกเคส Mary Kay ซึ่งเป็นบริษัทขายตรงเครื่องสำอางค์ (คล้ายมิสทีน) เพื่ออธิบายถึงการใช้ระบบ IS ภายในองค์กร ซึ่งมีตั้งแต่ ระบบ Inventory, Social Media รวมไปถึงการสั่งซื้อทางออนไลน์ อาจารย์ได้ชี้ให้เห็นว่า IS เป็นส่วนหนึ่งของการทำงานของทุกฝ่ายในองค์กร

Definition ของ IS
          คือการนำเอา Raw Data มาผ่านกระบวนการแล้วแปลงออกมาเป็น Information เพื่อสร้าง New Data ขึ้นมาใหม่ โดยในระหว่างทางจะได้ Knowledge ออกมา ดังแผนภาพ

ชนิดของระบบสารสนเทศ
          1.Personal and Productivity Systems - เป็นเครื่องมือเกี่ยวกับสารสนเทศส่วนตัวของแต่ละคน เช่น โทรศัพท์มือถือ
          2.Transaction Processing Systems - เป็นระบบที่คอยดูแล transaction ทั้งหมดภายในองค์กร ดูแลการทำงานในแต่ละวัน
          3.Functional and Management Information Systems - เป็นระบบสารสนเทศของหน่วยงานต่างๆ แต่ละหน่วย ซึ่งจะทำงานตามแนวดิ่ง
          4.Enterprise Systems (Integrated) - เป็นระบบที่เชื่อมโยงหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กรเข้าด้วยกัน รวมไปถึงเชื่อมโยงไปสู่ภายนอกองค์กร เช่น ERP
          5.Interorganizational Systems - เป็นระบบสารสนเทศที่เชื่อมต่อหน่วยงานหลายๆหน่วยงานเข้าด้วยกัน โดยจะเป็นการเชื่อมต่อระหว่างสาขา หรือระหว่างประเทศ เช่น ระบบสารสนเทศที่ใช้ติดต่อกับบริษัทแม่ในต่างประเทศ
          6.Global Systems - เป็นระบบสารสนเทศที่เชื่อมหน่วยงานต่างๆ เข้าด้วยกัน ซึ่งเป็นการเชื่อมโยงระดับโลก
          7.Vary Large and Special Systems - เป็นระบบสารสนเทศที่เป็นมาตรฐานระดับโลก ซึ่งจะใช้ภายในอุตสาหกรรมเดียวกัน (ไม่ว่าจะเป็นบริษัทเล็กหรือใหญ่) เช่นระบบจองตั๋วเครื่องบิน

          นอกจากนั้น อาจารย์ยังแนะนำระบบสารสนเทศอื่นๆ ให้รู้จักคร่าวๆ ด้วย ดังนี้
          Decision Support Systems (DSS) - ระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจของพนักงาน โดยการเอาข้อมูลมาประมวลผล
          Group Decision Support Systems (GDSS) - ระบบสารสนเทศที่ช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น
          Excutive Support Systems (ESS) - ระบบสารสนเทศที่ช่วยระดับ Excutive ในการตัดสินใจเรื่องต่างๆ ซึ่งจะรวบรวมข้อมูลภายนอกองค์กรเข้ามาประกอบด้วย
          Enterprise Systems - ระบบสารสนเทศที่ใช้เก็บข้อมูลภายในองค์กร และทำให้ข้อมูลสามารถส่งถึงกันได้
          Supply Chain Management Systems - ระบบสารสนเทศที่ช่วยจัดการข้อมูลทั้งกระบวนการ
          Knowledge Management Systems - ระบบสารสนเทศที่ใช้เก็บองค์ความรู้ภายในองค์กร เพื่อให้องค์ความรู้ต่างๆ ไม่ขึ้นอยู่กับตัวพนักงาน ซึ่งจะช่วยให้องค์กรสามารถทำงานได้อย่างราบรื่นมากขึ้น (ถ้าหากมีพนักงานลาออกองค์ความรู้ก็จะไม่หายไปกับพนักงาน)

และระบบอื่นๆ เช่น Web2.0, Emerging Computing Environment, Open Source Code Software เป็นต้น

          นอกจากนี้ ในตอนท้ายของคาบ เพื่อนได้ออกมานำเสนอ IT Hype 3 เรื่องดังนี้

Electronic Paper
          นวัตกรรมใหม่ที่มีลักษณะเป็นเหมือนกระดาษ แต่เป็นแสดงผลได้เช่นเดียวกับคอมพิวเตอร์ ซึ่งมีข้อได้เปรียบคอมพิวเตอร์ธรรมดาคือ

• สามารถอ่านกลางแจ้งได้ เพราะจอแสดงผลสามารถสะท้อนแสงได้ปกติ
• สามารถบันทึกข้อความหรือภาพได้โดยไม่ต้องใช้ไฟฟ้า
• สามารถเปลี่ยนหน้าได้สะดวกเหมือนกับกระดาษปกติ
• มีน้ำหนักเบา ทนทานและดค้งงอได้

Tablet PC
          เครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กที่มีน้ำหนักเบา พกพาสะดวก สามารถใช้งานได้ทุกที่ตามต้องการ

ข้อได้เปรียบ Laptop ทั่วไป

• มีน้ำหนักเบากว่า
• สามารถวางราบกับโต๊ะได้ ไม่บดบังทัศวิสัยในการทำงาน

ข้อเสียเปรียบ Laptop

• มีขนาดหน้าจอเล็กกว่า
• มีราคาแพงกว่า
• มี Spec ที่ต่ำกว่า (ไม่สามารถใช้งานกับโปรแกรมที่ต้องการ Spec สูงได้)

ตัวอย่าง Tablet PC เช่น Plam Pilot, iPad เป็นต้น

Green IT
          คือการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศให้เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม เนื่องจากโดยปกติแล้ว IT จะส่งผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมอย่างมาก ไม่ว่าจะเป็น ใช้พลังงานมาก มีอันตรายจากการผลิตชิ้นส่วน รวมไปถึงขยะอิเล็กทรอนิกส์

ข้อดีของการใช้ Green IT

• สามารถสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กร
• ช่วยลดต้นทุนในเรื่องเทคโนโลยี
• ใช้ IT ให้เกิดประโยชน์มากที่สุด
• ทำให้องค์กรมีภาพลักษณ์ที่ดีอีกด้วย

เทคโนโลยีกับชีวิตประจำวันและองค์กรธุรกิจ

คาบ1: 9 พ.ย.53

          เนื้อหาบทเรียนในวันแรกเกี่ยวกับ ความเชื่อมโยงและความสัมพันธ์ของ Information Technology และ Information System ที่เข้ามามีบทบาทในชีวิตประจำวันมากขึ้น โดยจะสังเกตเห็นได้จากวิธีการดำเนินชีวิตที่เปลี่ยนแปลงไป อาจารย์พูดถึงการเริ่มต้นวันด้วยการอาบน้ำที่เปลี่ยนจากการตักน้ำอาบมาเป็นฝักบัวต่างๆ เทคโนโลยีเข้ามาแทรกอยู่ในชีวิตประจำของผู้คนในปัจจุบันมากขึ้นโดยที่เราไม่อาจจะรู้สึกตัว

          เมื่อมองถึง Information Technology (IT) และ Information System (IS) กับการดำเนินงานในองค์กรหนึ่งนั้น IT และ IS ก็เปรียบเสมือนระบบเลือดขององค์กรที่มีหน้าที่ช่วยให้การทำงานในระบบต่างๆ ให้สามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เรียกได้ว่า IT และ IS เป็นศูนย์กลางของข้อมูลที่จะใช้ในการดำเนินงานทั้งหมดภายในองค์กร

          นอกจากจะเป็นเหมือนศูนย์กลางของข้อมูลแล้ว IT และ IS ยังคงเป็นสิ่งที่จะช่วยพัฒนาองค์กรให้ก้าวหน้าขึ้นไป ความท้าทายของ IT และ IS นั้นอยู่ที่การอัพเดทให้ทันตามการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็ว ในมุมมองขององค์กรนั้น การอัพเดทการเปลี่ยนแปลงนี้อาจจะเกิดขึ้นในรูปแบบของการลงทุนในเทคโนโลยีบางชนิด ซึ่งอาจจะไม่สะท้อนออกมาผลตอบแทนต่อองค์กรที่ชัดเจนในรูปของตัวเงิน แต่ IT และ IS จะเป็นเหมือนการช่วยเสริมให้การทำงานขององค์กรมีประสิทธิภาพ โดยผลลัพธ์นั้นจะสะท้อนออกมาที่ผลการดำเนินงานของส่วนอื่นๆ

          ในตอนท้าย อาจารย์พูดถึง IT และ IS ในรูปแบบของสินค้าและการนำไปใช้ในองค์กร ไม่ว่าจะเป็น Digital Economy (สินค้าหลายอย่างเป็นสินค้าที่จับต้องไม่ได้ เช่น เพลง MP3), BPM (Business Performance Management) รวมไปถึง Green IT (Trend ที่กำลังมาแรงสำหรับการใช้ IT ให้เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม)

          ภาพรวมของคาบเรียนนี้ อาจารย์พูดถึงความสัมพันธ์และความเชื่อมโยงของ IT และ IS ที่เข้ามามีบทบาทมากขึ้นในปัจจุบัน ไม่ว่าจะเป็นในชีวิตประจำวัน หรือในองค์กรธุรกิจ และคาดว่า ในอนาคตอันใกล้ เทคโนโลยีจะกลายเป็นเหมือนอีกปัจจัยหนึ่งในการดำรงชีวิต เหมือนกับไฟฟ้าที่ปัจจุบันกลายเป็นสาธารณูปโภคพื้นฐานสำหรับทุกคนไปแล้ว